Derving komt voor in winkels, magazijnen, horecagelegenheden en andere bedrijven waar goederen aanwezig zijn. Soms is de oorzaak duidelijk. Een artikel raakt beschadigd of kan niet meer worden verkocht. In andere gevallen ontbreken producten zonder directe verklaring. Maar wat is derving precies? Wat is criminele derving en welke maatregelen helpen om verlies te beperken?
In deze blog leggen we de verschillende vormen van derving uit. Ook lees je hoe je de belangrijkste risico’s binnen jouw organisatie kunt herkennen.
Wat betekent derving?
Derving betekent dat een bedrijf goederen of inkomsten verliest buiten het normale verkoopproces. Vaak wordt derving zichtbaar wanneer de werkelijke voorraad niet overeenkomt met de administratieve voorraad.
Staan er volgens het systeem honderd producten op voorraad, maar zijn er slechts negentig aanwezig? Dan is er sprake van een verschil van tien producten. Dit verschil kan verschillende oorzaken hebben. Denk aan diefstal, beschadiging, een administratieve fout of een verkeerd verwerkte retourzending.
Derving heeft direct invloed op het bedrijfsresultaat. Het bedrijf heeft de goederen namelijk wel ingekocht, maar ontvangt er geen volledige verkoopopbrengst voor. Daarnaast kan derving leiden tot een onbetrouwbare voorraadadministratie. Hierdoor worden producten mogelijk te laat of juist onnodig opnieuw besteld.
Welke soorten derving zijn er?
Derving kan op meerdere manieren worden ingedeeld. Een belangrijk onderscheid is dat tussen bekende en onbekende derving.
Bij bekende derving is duidelijk waarom een artikel niet meer verkocht kan worden. Voorbeelden zijn beschadigde producten, bederf of goederen die tijdens het transport verloren zijn gegaan. De oorzaak wordt geregistreerd en kan daardoor in de administratie worden verwerkt.
Bij onbekende derving ontbreekt een duidelijke verklaring. Een product is niet meer aanwezig, maar er is geen beschadiging, verkoop of andere afboeking geregistreerd. Het kan dan gaan om diefstal, maar ook om een fout in de administratie.
Daarnaast bestaat er een onderscheid tussen criminele en niet-criminele derving. Hierbij wordt gekeken of het verlies bewust is veroorzaakt.
Wat is criminele derving?
Criminele derving is verlies dat ontstaat door een strafbare handeling. Er is sprake van opzet. De veroorzaker kan een bezoeker, leverancier of medewerker zijn.
Winkeldiefstal is een bekende vorm van criminele derving. Toch gaat het niet alleen om klanten die een product meenemen zonder te betalen. Andere voorbeelden zijn:
- Diefstal van geld of goederen door medewerkers;
- Retourfraude met gestolen producten of vervalste kassabonnen;
- Het bewust verkeerd aanslaan van artikelen;
- Het ongeoorloofd weggeven van korting;
- Inbraak in een winkel, magazijn of bedrijfspand;
- Vandalisme waardoor producten onverkoopbaar worden.
Criminele derving veroorzaakt niet alleen financieel verlies. Een incident kan ook leiden tot schade aan het pand, extra administratief werk en een gevoel van onveiligheid. Bij herhaalde incidenten kan bovendien het vertrouwen binnen een team onder druk komen te staan.
Wat is niet-criminele derving?
Niet-criminele derving ontstaat zonder strafbare intentie. Het verlies is bijvoorbeeld het gevolg van een vergissing, gebrekkige controle of onzorgvuldig handelen.
Voorbeelden hiervan zijn:
- Een fout tijdens het tellen van de voorraad;
- Een verkeerd ingevoerd aantal bij een levering;
- Beschadiging tijdens transport of opslag;
- Producten die over de houdbaarheidsdatum raken;
- Verkeerd aangeslagen artikelen aan de kassa;
- Retouren die niet correct worden verwerkt.
Ook niet-criminele derving kan zich blijven herhalen. Vooral wanneer medewerkers verschillende werkwijzen gebruiken of afwijkingen niet registreren. Duidelijke procedures en regelmatige controles helpen om deze fouten te beperken.
Hoe voorkom je derving?
Wie wil weten hoe je derving voorkomt, moet eerst naar de oorzaken kijken. Niet iedere vorm van verlies vraagt namelijk om dezelfde oplossing. Administratieve fouten los je anders op dan winkeldiefstal of interne fraude.
Begin daarom met het vergelijken van de werkelijke en administratieve voorraad. Onderzoek waar, wanneer en bij welke producten regelmatig verschillen ontstaan. Kijk daarbij naar het volledige proces, van levering en opslag tot verkoop en retour.
De volgende maatregelen kunnen helpen:
- Leg procedures voor voorraadbeheer en retouren duidelijk vast;
- Registreer beschadigingen en voorraadverschillen direct;
- Beperk de toegang tot magazijnen en personeelsruimtes;
- Zorg voor voldoende zicht op kassa’s, schappen en uitgangen;
- Maak medewerkers bewust van de gevolgen van derving;
- Spreek af hoe verdachte situaties worden gemeld;
- Voer regelmatig gerichte voorraadcontroles uit;
- Zet beveiligers in op locaties en tijden met een verhoogd risico.
Bij het beveiligen van magazijnen, kantoren en bedrijfspanden kan objectbeveiliging een passende maatregel zijn. Een beveiliger kan controlerondes uitvoeren, toegangsregels bewaken en onregelmatigheden rapporteren.
Welke rol speelt een beveiliger bij het voorkomen van derving?
Een beveiliger is niet alleen aanwezig om na een diefstal op te treden. Het werk draait voor een belangrijk deel om observeren, signaleren en voorkomen. Door zichtbaar en alert aanwezig te zijn, kan een beveiliger de gelegenheid voor crimineel gedrag verkleinen.
Ook de manier van optreden is belangrijk. Een beveiliger moet verdachte situaties herkennen zonder de normale bedrijfsvoering onnodig te verstoren. Bij een incident moet zorgvuldig, rustig en discreet worden gehandeld.
ADS Security selecteert beveiligers die passen bij de organisatie en de gewenste uitstraling. Zij beschikken over de verplichte algemene beveiligingsdiploma’s en zijn in het bezit van een EHBO- en BHV-diploma. Betrouwbaarheid en integriteit vormen belangrijke uitgangspunten binnen de dienstverlening.
Derving begint bij inzicht in de risico’s
Derving is niet altijd volledig te voorkomen. Met een combinatie van goede registratie, duidelijke werkafspraken en professioneel toezicht kun je de risico’s wel verkleinen.
Breng daarom eerst in kaart waar voorraadverschillen ontstaan. Besteed vervolgens aandacht aan zowel menselijke fouten als criminele handelingen. Door problemen tijdig te herkennen, kun je maatregelen nemen voordat verlies structureel wordt.
Wil je weten welke beveiligingsmaatregelen bij jouw winkel of bedrijf passen? Via de contactpagina kun je jouw situatie en aandachtspunten bespreken.